Aprenda como se organizar e evitar o retrabalho

Aprenda como se organizar e evitar o retrabalho

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Atualmente, existe uma grande pressão em ser multitarefas tanto nos compromissos pessoais quanto nos profissionais. No entanto, fazer muitas coisas ao mesmo tempo não necessariamente significa fazê-las de uma forma satisfatória. Diante desse cenário onde há tanta cobrança, como manter a qualidade e evitar o retrabalho?

Investir no gerenciamento de tarefas é essencial para não deixar que a sobrecarga de afazeres desfoque sua atenção das prioridades. Você sabe o que causa o retrabalho? Vamos falar sobre isso e te dar algumas dicas de como evitá-lo! Acompanhe:

Saiba as principais causas do retrabalho

O retrabalho ocorre quando alguma tarefa, processo ou projeto tem que ser refeito por não ter sido realizado adequadamente. Refazer o trabalho usa mais recursos do que fazer um trabalho bem-feito. Mesmo que a tarefa custe bastante do seu tempo e da sua atenção, é preferível dedicar-se a ela do que gastar o tempo de duas tarefas por ter entregue qualquer coisa de qualquer jeito inicialmente.

As principais causas do retrabalho são:

  • processo de planejamento falho ou inexistente;
  • falta de tempo para dedicar-se a tarefa;
  • falta de foco na tarefa;
  • falta das informações necessárias para realizar a tarefa;
  • interrupções no processo de execução da tarefa.

Esses fatores podem impactar fortemente a sua produtividade, fazendo-a despencar se ignorados. Isso sem contar os fatores psicológicos do retrabalho. Imagine a desmotivação de ter que refazer algo que deveria estar pronto.

Conheça algumas dicas para melhorar o seu desempenho, evitando o retrabalho:

Use um checklist para estabelecer o fluxo de trabalho

Sabemos que listas são aliadas da organização. Para manter as prioridades e não se esquecer de nada, aposte no checklist. Crie um fluxo de trabalho, planejando cada etapa a fim de realizá-la dentro do prazo preestabelecido.

Durante os processos (e também ao encerramento deles), use a lista de verificação para garantir que nada foi deixado para trás e que tudo está nos conformes.

Automatize processos para diminuir chances de erro

Quando a tarefa passa por várias mãos, há mais chance de acontecer descuidos, acarretando no retrabalho de todos que se envolveram com a atividade — ou seja, todos vão ter que perder mais tempo refazendo suas respectivas partes. Para minimizar esse fator, é importante procurar tecnologias que possam auxiliar nos processos.

Uma medida muito eficiente, por exemplo, é substituir anotações em agendas, post-its e pilhas de papel por ferramentas que possam centralizar as informações e guardar todos os projetos e alterações. Elas mantém a equipe harmonizada e não cedem espaço ao risco de perder todo o desempenho ou esquecer de algum ponto do trabalho.

Ofereça um feedback consciente para evitar pressões desnecessárias

Saber se comunicar com a sua equipe é primordial. Acompanhe o andamento das tarefas e garanta que todos estão recebendo as informações necessárias para o bom desenvolvimento do trabalho.

Contudo, esse acompanhamento — e auxílio, quando necessário — não é sinônimo de cobrança. Ficar cobrando a entrega da tarefa excessivamente antes do prazo vai fazer uma pressão negativa sobre o seu colaborador.

Portanto, não faça cobranças descabidas: deixe o colaborador dar conta do trabalho dele, acompanhando de perto o que está havendo, sem ficar interrompendo ou pressionando acerca do resultado.

Pressionar dessa forma exagerada pode fazer com que ele se apresse e entregue a tarefa mal feita só para se livrar das cobranças que você está fazendo — sem contar que ele pode sentir que você não confia na capacidade dele, o que pode causar um problema de performance.

Manter uma rotina organizada evita que esquecimentos e erros afetem tão negativamente o desenvolvimento dos processos e projetos no trabalho. Coloque essas dicas em prática para aprimorar o desempenho de todos, monitorando sempre as causas dele quando acontecer de alguma tarefa voltar e precisar ser ajustada.

Gostou deste post? Já sabe como evitar o retrabalho de sua equipe? Para continuar por dentro das dicas sobre gestão de tarefas, não se esqueça de assinar a nossa newsletter!

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