Gerenciamento de projetos: como medir o tempo gasto pela equipe?

Gerenciamento de projetos: como medir o tempo gasto pela equipe?

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Muitas empresas buscam produzir cada vez mais e acabam exigindo dos funcionários algumas horas extras de trabalho, para que consigam dar conta de todas as demandas. O que muita gente não sabe é que trabalhar além do expediente estabelecido não significa, necessariamente, render mais. Por esse motivo, mostraremos neste artigo como o gerenciamento de projetos ajuda no controle do tempo que é gasto por sua equipe.

Não saber exatamente o tempo necessário para a execução de projetos e tarefas cria um ambiente de trabalho desorganizado, que pode levar os seus funcionários a serem menos produtivos. Separamos algumas técnicas para que você aprenda a calcular o quanto é gasto por sua equipe na realização dos trabalhos e permitir um melhor gerenciamento de projetos.

Boa leitura!

Estimativa análoga ou top-down

É uma técnica baseada no levantamento de documentos, registros, lições aprendidas, dados de concorrentes e até de outras organizações que realizaram um trabalho parecido. Esse conjunto de informações é avaliado para que seja possível estabelecer uma estimativa em relação à realização do projeto que a sua empresa precisa concluir.

Por se tratar de um método que tem como base apenas a consulta de informações, ajuda a economizar tempo e recursos humanos no estabelecimento do prazo. A estimativa análoga ou top-down pode ser aplicada a um projeto ou somente a uma determinada tarefa. Em ambos, tira-se uma média do tempo de realização dos projetos e tarefas analisados.

Estimativa de três pontos ou técnica PERT

PERT é uma sigla em inglês que significa Program Evaluation and Review Technique, ou, técnica de revisão e avaliação de programas. Esse método considera três cenários possíveis para determinar o tempo de uma atividade ou projeto: duração pessimista (P), otimista (O) e mais provável (MP).

A técnica PERT utiliza a seguinte fórmula: (P + 4x MP + O) / 6.

A fórmula atribui peso 1 para os cenários pessimista e otimista, enquanto o mais provável fica com peso 4. Conforme a realidade do projeto, tolerância do cliente ou dos diretores da empresa, o peso pode ser alterado. Tenha em mente que ele não pode ultrapassar 6 — menor tolerância.

Estimativa paramétrica

A estimativa paramétrica é uma técnica que requer a utilização de dados bem consolidados, pois o contrário pode fazer com que o resultado alcançado seja impreciso. Ela parte de uma observação entre as variáveis e cada uma das atividades para determinar as estimativas de tempo gasto pela equipe. Por exemplo:

Se um funcionário da área de atendimento consegue falar com 60 clientes por dia, podemos concluir que no prazo de 1 semana (5 dias úteis) ele terá atendido 300 pessoas. Para que esse número seja mais preciso, considere as variáveis envolvidas na rotina do funcionário — clientes que demandam mais atenção, estabilidade do software que ele utiliza, linhas ocupadas etc. Para saber quais são, é importante que o responsável pelo gerenciamento de projetos converse com ele.

Porcentagem de conclusão

Cria-se uma planilha que precisa ser compartilhada com todos os envolvidos em um projeto ou atividade e nela são estabelecidas as etapas que precisam ser cumpridas. Ao lado de cada etapa, o funcionário encontra um campo com a porcentagem de conclusão da tarefa. Cada vez que ele avança, ele deve mudar esse status.

Esse é um método muito utilizado pelas empresas, entretanto, acaba não sendo totalmente eficaz porque deixa de documentar o tempo que cada etapa levou para ser cumprida, tornando essa atividade manual — o que exige um acompanhamento constante. Como se trata de um documento, as pessoas também podem esquecer de preenchê-lo diariamente.

As técnicas de gerenciamento de projetos que listamos acima podem ser aplicadas individualmente de acordo com o tipo de tarefa. Ou podem ainda ser potencializadas quando utilizadas em conjunto, por meio de um software que entrega essas e outras funcionalidades.

Por isso, convidamos você a entrar em contato com a gente e conhecer o livinDay, uma ferramenta que mantém as tarefas organizadas e sob controle. Faça mais com menos recursos e permita que a sua equipe alcance o verdadeiro alto nível de produtividade!

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