Gestão de múltiplos projetos: saiba como fazer e de forma eficiente

Realizar a gestão de múltiplos projetos é um verdadeiro desafio. São diversos os recursos e as pessoas a serem gerenciados simultaneamente, tornando-se indispensável contar com alguns recursos para este trabalho.

Sem as ferramentas certas, uma série de problemas surgirão, como a perca de prazos ou a falta de alinhamento das equipes de trabalho. Pensando nisso, elaboramos um guia: neste post você vai entender como fazer a gestão de múltiplos projetos e tarefas. Vamos lá!

Crie um checklist de tudo o que deve ser feito

Todo projeto passa pelas seguintes fases:

• iniciação — quando se valida o que deve ser feito;
• planejamento — quando se define como deve ser feito;
• execução — momento de colocar a mão na massa;
• encerramento — quando se entrega o projeto para o cliente.

É muito importante estabelecer um checklist das tarefas que precisam ser feitas em cada uma dessas etapas, garantindo que tudo fique em ordem.

Aqui, também é muito útil contar com uma plataforma que facilite a criação do checklist e a gestão das tarefas, garantindo maior eficácia.

Classifique a importância e a urgência das tarefas

Para garantir que o foco seja dado ao que realmente é relevante, o gestor deve classificar as tarefas quanto à importância e urgência. Isto é:

• tarefas importantes e urgentes;
• tarefas importantes, mas não urgentes;
• tarefas não importantes, mas urgentes;
• tarefas não importantes e não urgentes.

O foco do gestor deve estar nas tarefas importantes, garantindo que sejam executadas com diligência. As demais tarefas devem ser delegadas ou eliminadas.

Aprenda a delegar tarefas ao time

Gerenciar múltiplos projetos dá muito trabalho, afinal, são diversas as tarefas que devem ser realizadas e entregues com elevados padrões de qualidade. Quando um gestor tenta realizar tudo sozinho, é provável que enfrente diversos problemas, descumpra com prazos e afete, até mesmo, a sua saúde.

Por esse motivo, é preciso contar com a ajuda do time. Deve-se saber delegar tarefas aos demais profissionais, mesmo aquelas mais importantes e/ou urgentes. Vale lembrar que é essencial para o gestor conhecer bem as pessoas e habilidades da equipe, para que as tarefas sejam delegadas de forma apropriada.

Além de otimizar a qualidade, o gestor demostra que confia no seu time, o que é muito importante para a gestão de pessoas. Com isso, as chances de sucesso serão multiplicadas.

Acompanhe os relatórios de progresso

No decorrer da execução de um projeto ou de tarefas, é muito importante mensurar os resultados que estão sendo obtidos — o que possibilita promover os ajustes devidos, mesmo durante a execução.

Existem muitos indicadores relevantes, como:

• percentual do projeto concluído;
• cumprimento do orçamento;
• assiduidade dos profissionais;
• nível de produtividade;
• número de quebras e erros operacionais.

Esse acompanhamento é ainda mais considerável nos múltiplos projetos, afinal, o controle exercido deve ser maior. Assim, é possível ter certeza que tudo sairá bem.

Utilize uma plataforma para apoio

Ainda é preciso contar com a ajuda da tecnologia. Desse modo, torna-se mais fácil ter clareza sobre o que deve ser feito e como.

Uma plataforma de organização, por exemplo, permite que o gestor:

• defina as tarefas que devem ser feitas;
• desdobre as tarefas complexas em partes menores;
• incentive a colaboração do time;
• compartilhe arquivos e anexos com outros profissionais;
• facilite e segmente a comunicação;
• gere relatórios completos para análise.

Relembrando os passos: ao fazer a gestão de múltiplos projetos, não deixe de criar um checklist, classificar as tarefas de acordo com a importância, delegar tarefas, acompanhar os resultados e contar com uma boa plataforma.

E então, gostou do conteúdo? Aproveite para assinar nossa newsletter e ficar sempre por dentro das nossas novidades. Até a próxima!