Organizador de tarefas: como escolher o melhor?

Organizador de tarefas: como escolher o melhor?

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Para criar um ambiente de trabalho motivado com uma equipe focada e produtiva, é necessário que o gestor encontre formas alternativas de gerenciamento. Uma das mais interessantes é optar por incluir um organizador de tarefas na rotina dos colaboradores.

Essa ferramenta é muito utilizada para melhorar o ambiente corporativo, reduzindo a burocracia e aprimorando o trabalho em equipe. Além disso, um organizador de tarefas também conta com diversos recursos, como a definição de grupos de trabalho e a especificação de metas e prazos.

Neste post, mostraremos as principais vantagens de se utilizar um organizador de tarefas e como escolher o melhor. Ficou interessado? Então, continue a leitura!

Quais as vantagens de um organizador de tarefas?

Gera mais exatidão com prazos

Para gestores que precisam lidar com prazos curtos de vários projetos, o organizador de tarefas é muito útil. Com ele, é possível definir as etapas necessárias para a conclusão de cada projeto, bem como o seu prazo de finalização e para quem cada tarefa foi delegada.

Assim, garante-se a centralização de informações e pode-se acompanhar o tempo de execução de cada item e verificar etapas que foram concluídas com atraso, o que facilita a definição de prazos mais exatos.

Aumenta as chances de bater metas e a colaboração

Por meio de um organizador de tarefas, os afazeres podem ser subdivididos de acordo com o seu grau de prioridade. Dessa forma, os objetivos ficam claros e bem definidos, o tempo é gasto naquilo que é realmente necessário, e as tarefas importantes são entregues com mais rapidez, favorecendo o cumprimento de metas.

Outro ponto interessante é o aumento da colaboração entre os membros da equipe, visto que todos podem ter acesso às diversas fases do projeto.

Favorece a produtividade e o monitoramento da equipe

Outra vantagem de se utilizar uma plataforma de gerenciamento de tarefas é o aumento da produtividade. Isso porque o controle fornecido por esse tipo de ferramenta evita que alguma tarefa seja esquecida ou feita de forma equivocada, o que reduz o índice de retrabalho.

Além disso, todo o processo pode ser acompanhado pelo gestor, que conseguirá ter uma noção clara do rendimento da equipe e de cada colaborador, favorecendo também a criação de relatórios e análises mais eficazes.

Como escolher um organizador de tarefas?

Identifique suas necessidades

O primeiro passo para escolher o melhor organizador de tarefas é identificar suas principais necessidades. Para isso, observe a sua rotina de gerenciamento de projetos atual e verifique quais são as principais atividades que estão incluídas nesse processo. Por exemplo:

  • fazer anotações e lembretes sobre um projeto ou tarefa;
  • gerenciar a comunicação entre a equipe;
  • delegar as ações;
  • definir prioridades.

Após realizar essa análise, você terá uma boa ideia de quais são as necessidades que o organizador de tarefas precisará suprir, o que facilitará a sua escolha.

Analise os métodos da ferramenta

Depois de identificar suas principais necessidades, é necessário buscar o organizador de tarefas que esteja apto a supri-las. Sendo assim, você deve analisar os métodos de cada ferramenta, seja por meio de pesquisas, seja realizando um teste gratuito.

Procure entender quais métodos estão ligados às suas necessidades e verifique se o organizador oferece recursos importantes, como:

  • definição de hierarquia e prioridade;
  • criação de relatórios;
  • gestão do tempo;
  • armazenamento de arquivos.

Verifique se o organizador tem um design facilitado e intuitivo

De nada adianta encontrar um organizador de tarefas que tenha todas as funcionalidades necessárias, mas que entregue um design ruim e pouco intuitivo. Afinal, isso prejudica a aprendizagem da equipe, pode causar erros e atrasos e ainda desmotiva os colaboradores a utilizar a nova ferramenta.

Portanto, busque um organizador que tenha um design simples, fácil de entender e sem muitas cores chamativas, pois elas tiram a concentração. Preste atenção também à complexidade para realizar as tarefas e verifique se as atividades básicas podem ser feitas de forma intuitiva, sem a necessidade de realizar algum treinamento.

Agora que você já conhece as vantagens de um organizador de tarefas e sabe como escolher o melhor, o que acha de encontrar a ferramenta ideal para a sua empresa? Entre em contato conosco. Será um prazer ajudá-lo!

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