Quais as funcionalidades da ferramenta de organização de tarefas?

Quais as funcionalidades da ferramenta de organização de tarefas?

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Saber como gerenciar prioridades e manter todas as informações relevantes atualizadas é essencial para manter a produtividade em qualquer ambiente. O uso de uma ferramenta de organização de tarefas é um caminho efetivo para um dia a dia mais produtivo.

Além disso, no contexto profissional, é preciso manter toda a equipe alinhada aos objetivos e necessidades de cada momento, garantindo que todos tenham acesso às informações necessárias para executar seu trabalho adequadamente e, sempre que possível, evitar o desperdício de tempo com tarefas desnecessárias.

Quer saber como uma ferramenta de organização de tarefas pode ajudar o seu dia a dia de trabalho? Continue a leitura!

O que é e para que serve?

As ferramentas de organização de tarefas são recursos tecnológicos que contam com mecanismos de gerenciamento de atividades. São úteis para o acompanhamento da evolução de projetos, coordenação de pessoas e tarefas e, principalmente, administração de prazos. Por essa razão, é utilizado tanto por pessoas que desejam aumentar a sua produtividade e disciplina, quanto por pequenas e grandes corporações.

Além disso, fornece uma série de possibilidades que não seriam possíveis nos métodos mais tradicionais (post-it, tabelas etc.), como automatização de eventos que se repetem periodicamente, atualização de informações em tempo real e comunicação dinâmica entre os colaboradores envolvidos em cada projeto.

Quais são os recursos de uma ferramenta de organização de tarefas?

Não é à toa que esse tipo de plataforma online se tornou tão popular, já que seus recursos são, realmente, facilitadores para sobreviver a tantos compromissos e obrigações. Para atribuí-las ao seu dia a dia, é importante que você conheça as principais funcionalidades que as melhores ferramentas de organização de tarefas dispõem para os seus usuários.

Gerenciamento de tarefas

Além de organizar todos os seus compromissos, existe também a opção de dividir cada tarefa em passos menores, evitando, desta forma, a procrastinação e tornando todo o processo mais dinâmico e produtivo.

A delegação de tarefas também é facilitada, pois no caso dos grupos, o administrador pode realizar o acompanhamento das atividades de cada integrante e administrar melhor o progresso de cada etapa do trabalho.

Agenda e programação de eventos

É comum deixarmos compromissos rotineiros sempre para a última hora. Por isso, a possibilidade de se programar com antecedência é um bônus, especialmente se tratando de eventos que se repetem a cada semana ou mês.

Para que os compromissos não saltem de uma só vez no usuário, as melhores ferramentas disponibiliza a opção de programar o número de notificações, a frequência e até quanto tempo antes de cada evento o lembrete deve ser emitido.

Comunicação entre colaboradores

Certamente a comunicação entre colaboradores se torna mais eficaz quando se faz uso de ferramentas de organização. Todos os membros do grupo passam a ter acesso a todas as informações e atualizações do projeto.

Ademais, o ambiente profissional está cheio de imprevistos, por isso, manter a equipe sempre alinhada ao que é relevante para cada momento é uma vantagem e tanto. Outro benefício é a facilidade de compartilhamento de informações e documentos, já que nesse tipo de ferramenta, todas informações pertinentes ficam centralizadas e disponíveis para seres acessadas de qualquer lugar por todos.

Análise de dados

Por fim, vale ressaltar a conveniência de ter todo o seu processo de execução de determinado projeto registrado para analisar formas de melhorias em seus projetos, desempenho da equipe, tempo gasto ou busca por uma informação específica.

Quais são as vantagens de utilizar esse tipo de ferramenta?

Em tempos propícios à procrastinação, veja quais são os maiores benefícios em utilizar essa ferramenta:

  • evita o desperdício de tempo poupando a busca por informações e atualizações, ou por diminuindo a necessidade de reuniões frequentes para alinhamento de objetivos e estratégias;
  • ao substituir métodos tradicionais por ferramentas online, o volume de materiais tradicionais de escritório diminui;
  • maior segurança no armazenamento de informações, já que estarão sempre na nuvem para serem acessadas de qualquer lugar.

O uso da tecnologia para gerenciamento de processos é inevitável. Por isso, é válido avaliar cuidadosamente as opções disponíveis e eleger aquela ferramenta de organização de tarefas que melhor atenda as necessidades da equipe desde já.

Então, vamos continuar a nossa conversa? Saiba como escolher o melhor organizador de tarefas.

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