Você sabe qual é a importância da geração de relatórios de projetos?

Você sabe qual é a importância da geração de relatórios de projetos?

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Manter o controle de todas as etapas de cada projeto é sempre um desafio para pessoas que ocupam cargos de gestão. É comum que surjam dúvidas e inseguranças, porém os relatórios de projetos podem ajudar a saná-las.

O que acontece é que, normalmente, quando conquistamos cargos de liderança, apenas ao assumi-los percebemos quantas responsabilidades são atribuídas a eles. Gerir projetos, por exemplo, traz reconhecimento, é claro, mas também demanda dedicação e estratégia.

Você precisa saber exatamente como cada colaborador está atuando já que, de certa forma, um erro na equipe é traduzido como uma falha sua, enquanto gestor. É por isso que os relatórios de projetos são tão importantes: eles são capazes de apontar erros reincidentes e desperdício de tempo em uma tarefa.

Os dados inseridos nesse tipo de documento são imprescindíveis. Para você entender melhor, listamos abaixo alguns benefícios que o relatório de projetos pode trazer. Confira!

Redução de custos

Todo planejamento engloba uma sessão dedicada a calcular os custos envolvidos. É assim, também, que funciona em relação aos projetos. Sempre haverá uma previsão de material e mão de obra empregada para cada etapa.

Alguns gestores acabam perdendo o controle dessa parte, já que percebem, quase ao final do projeto, que os valores investidos foram bem maiores que os previstos. Isso pode ser o resultado de falhas ou desperdício de material.

O relatório ajuda a acompanhar em que cada valor é empregado, tornando a detecção desse tipo de evento mais rápida e efetiva. Dessa forma, é possível corrigir a rota a tempo e eliminar custos desnecessários.

Redução de riscos

A rotina de desenvolvimento dos projetos e processos relacionados a uma empresa também é pautada à riscos. Entretanto, a função de um bom gestor é buscar reduzir as possibilidades de incidentes por meio de ações proativas e preventivas.

É claro que, muitas vezes, não será possível isentar-se totalmente dos riscos. Mas, quando contamos com um documento que permite acompanhar todos os processos intermediários de um projeto, fica mais fácil mensurá-los e atenuá-los.

Controle de prazos

Se você é o tipo de pessoa que encontra certa dificuldade em se organizar para cumprir prazos, temos uma notícia não muito boa: essa conduta não deve se aplicar à gestão de projetos. Aliás, ela é prejudicial em qualquer setor da sua vida, principalmente no mundo corporativo.

Por outro lado, a boa notícia é que a sua conduta pode começar a ser mudada a partir de medidas que o ajudem a ser mais organizado. No que diz respeito aos projetos, o relatório é essencial.

A partir dele, é possível determinar prazos para cumprimento de cada etapa e perceber a tempo quando uma delas não vem sendo cumprida. A partir daí, o caminho é analisar os motivos e adotar soluções.

Aumento na produtividade

Quando você reduz os custos de um projeto, minimiza a margem de erro, cumpre os prazos necessários e mantém o controle de cada processo, os resultados podem ser sentidos também na produtividade.

Os colaboradores recebem um direcionamento mais específico e se sentem amparados em sua atuação, enquanto o gestor obtém resultados mais rápidos e precisos naturalmente, sem precisar exercer pressões que costumam desmotivar os envolvidos.

Por todas essas razões, não utilizar relatórios de projetos pode significar aceitar expor-se a todos esses riscos que citamos acima. O relatório é uma ferramenta analítica e, normalmente, é de fácil aplicação. Ou seja, implantá-lo é muito mais vantajoso.

Percebeu como os relatórios de projetos podem ser benéficos para a sua atuação como gestor? Se esse post foi útil para você, entre em contato conosco e conheça as nossa solução para produtividade!

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